Il futuro delle riunioni di lavoro

+153% di riunioni settimanali, ma ne abbiamo davvero bisogno?

“Sono in meeting, ho una riunione, ho una call”. Un recente studio di Otter.ai ha rilevato che quasi un terzo delle riunioni non è necessario e questo ha un impatto sui profitti. Ad esempio, in un'azienda di 100 persone, l'eliminazione di riunioni non necessarie farebbe risparmiare quasi 2,5 milioni di dollari all'anno. Per le aziende di 5.000, i risparmi salgono a oltre $ 100 milioni. Un'organizzazione che cerca di cambiare questa situazione è Shopify. Shopify, la società canadese di e-commerce, ha annunciato che condurrà una "eliminazione del calendario" nel 2023, richiedendo al personale di eliminare le riunioni ricorrenti con più di tre persone presenti. Anche le riunioni di qualsiasi tipo che si tengono il mercoledì sono sospese e qualsiasi evento con un elenco di invitati di oltre 50 persone può essere tenuto solo il giovedì tra le 11 e le 17. Un rappresentante di Shopify ha dichiarato che il cambiamento ha dato ai dipendenti il tempo di portare a termine il lavoro, un compito che può essere quasi impossibile se hanno tre o quattro riunioni di 30 minuti al mattino, con poco spazio tra le riunioni per fare qualsiasi altra cosa.

Mercoledì senza riunioni

Durante la pandemia, proprio per compensare la mancanza di interazioni di persona, molte aziende hanno introdotto moltissime riunioni, ma in questo modo non c’è poi più il tempo di fare il vero lavoro, con il rischio di trovarsi di nuovo in

burnout.

Secondo Bloomberg, Meta, la società madre di Facebook; la società di software Atlassian; e Clorox non hanno tutti giorni di riunione sul calendario.

La piattaforma software open source GitLab prevede giorni annuali di "pulizia delle riunioni" per capire quali riunioni ricorrenti siano davvero necessarie e alcuni team hanno settimane con tempi di riunione notevolmente ridotti. La società di software Asana ha sperimentato il processo che chiamano "meeting doomsday”: i lavoratori esaminino quali riunioni sono davvero utili e quindi programmano un momento per eliminarle tutte, aggiungendo solo quelle preziose dopo aver considerato la frequenza con cui devono svolgersi e chi ha davvero bisogno di partecipare.

Secondo uno studio di Microsoft, pubblicato la scorsa primavera, l’utente medio di Teams negli ultimi due anni ha passato il 252% del tempo in più alla settimana in riunione rispetto al periodo pre-pandemia. Anche il numero di riunioni settimanali è aumentato del 153% in tutto il mondo. Reclaim.ai, un'app di pianificazione, ha rilevato che le riunioni sono aumentate di quasi il 70% tra febbraio 2020 e ottobre 2021, poiché la pandemia ha spinto il lavoro d'ufficio a distanza. Annullare le riunioni può essere un vantaggio per i lavoratori affaticati da Zoom, ma alcuni esperti affermano che abbandonare completamente le riunioni nel 2023 non aiuti i dipendenti.

E quindi che si fa?

Alcune riunioni, quelle più importanti, rimarranno. Per le altre? Cerchiamo di gestirle al meglio, dando vita ad un’esperienza più produttiva. Il nostro tempo è tutto.